Wie met grotere bedrijven zaken doet, heeft ze vast al eens langs gehad: de inkoopvoorwaarden (General Purchasing Terms of GPT). Vaak heel lange en dreigend klinkende documenten, waar je dan maar even mee akkoord moet gaan anders geen inkooporder voor jou. Erg vervelend, want als je zomaar tekent dan ben je volledig aansprakelijk voor het kleinste foutje of vergissinkje. Er is echter een truc waarmee je het jezelf een stuk eenvoudiger maakt om van lastige inkoopvoorwaarden af te komen.
Natuurlijk kun je met zo’n inkoper in discussie gaan over de inhoud, en misschien kom je na lang praten bij de bedrijfsjurist waar je die discussie nog eens over mag doen. En vooruit, als je goed onderhandelt dan krijg je al die teksten waarschijnlijk wel wat rechter getrokken. Maar een partij werk is het wel.
Toch is er een manier om die discussie fors te bekorten. Meestal staan inkoopvoorwaarden niet op zich, maar krijg je ze toegestuurd nadat je een offerte hebt uitgebracht (met daarbij je algemene voorwaarden, als het goed is). Dat is mooi, want dan ligt dus al het uitgangspunt op tafel dat ze met jouw offerte verder willen.
In je offerte zet je meestal je zakelijke afspraken zoals prijzen en omschrijvingen van de dienst. Maar als je bij een partij vreest dat ze met inkoopvoorwaarden gaan zwaaien, dan maak je je offerte gewoon langer: kopieer de kern van je algemene voorwaarden naar de offerte zelf. In ieder geval je toezeggingen over levertijden en kwaliteit, je betalingstermijnen, je aansprakelijkheid en de duur en opzegging. Maak het zo lang of kort als je wil, maar besef dat wat je weglaat waarschijnlijk heel eenzijdig in de inkoopvoorwaarden staat.
En nu komt het: zet onderaan die offerte “De inkoopvoorwaarden van Klant zijn van toepassing. Echter, de inkoopvoorwaarden kunnen afspraken uit deze offerte niet opzij zetten of aantasten”. Daarmee verklaar je dat die offerte altijd winnen van de inkoopvoorwaarden. En dan ben je er, want de kern van wat belangrijk is, had je immers nu net gekopieerd naar die offerte.
Natuurlijk kan de wederpartij nog steeds moeilijk doen over je betalingstermijn of eisen dat je voor meer aansprakelijk bent, maar dat is gewoon onderhandelen. En het grote voordeel: je vertrekt nu vanuit je eigen tekst, in plaats van een lap juridisch geformuleerde inkoopvoorwaarden waarvan je eerst moet gaan puzzelen wat het betekent.