Algemene voorwaarden zijn onmisbaar om op een transparante en veilige manier zaken te doen als dienstverlener in de ICT. In uw voorwaarden kunt u bepalingen opnemen omtrent aansprakelijkheid, facturen en betalingen en kunt u aangeven hoe u uw diensten uitvoert (snelheid, responstijd, verantwoordelijkheden, enzovoorts).
Dienstverlening in de ICT is een heel breed begrip. U kunt voor klanten onderhoud leveren aan hardware en software, of deze juist nieuw opleveren, configureren en installeren. Denk aan netwerkbeheer of upgrades. Daarbij – of juist als aparte dienst – kunt ook softwarelicenties verkopen of doorleveren. ICT dienstverleners leveren ook steeds vaker ondersteuning (support). Dit kan op afstand (remote support) of op locatie, of een combinatie van die twee.
De wet zegt vrijwel niets over hoe u uw diensten moet leveren, behalve dat u een zorgplicht heeft en dat uw klant tenzij anders afgesproken te allen tijde mag opzeggen (onder vergoeding van gemaakte uren). Het is dan ook zeer verstandig om zelf regels te maken over uw diensten.
Met algemene voorwaarden voor uw ICT-dienstverlening regelt u uw rechten en plichten. Hoe snel reageert u op klantverzoeken? Wat gaat u doen bij meerwerk? Stel u wordt in het weekend gebeld, mag u het dan naar maandag verzetten, of gaat u tegen 200% toeslag direct aan de slag? Al deze zaken kunt u maar beter op voorhand geregeld hebben. Dat voorkomt veel discussie achteraf.