Eén van de onderwerpen waar ik redelijk vaak hoofdpijn van krijg, is hoe je je algemene voorwaarden wijzigt. Veel ondernemers aarzelen om dit te doen, omdat er allerlei mythes in omloop zijn. Je klanten zouden dit mogen weigeren, een opzegrecht krijgen of mogen onderhandelen over de nieuwe voorwaarden. Daarom een poging die mythes eens een halt toe te roepen.
Het eerste dat je doet met je nieuwe voorwaarden is ze op je site zetten. Vanaf dan gelden ze sowieso voor nieuwe klanten. Die kunnen daar niets van vinden, want er is geen enkele mogelijkheid je te beroepen op de voorwaarden van vorige week als je pas vandaag een offerte aanvraagt of een bestelling plaatst.
Gaat het om een bestaande klant aan wie je een nieuwe offerte uitbrengt, zet er dan even bij dat de voorwaarden gewijzigd zijn. Bestaande klanten lezen immers niet elke keer de voorwaarden die je elke keer netjes meestuurt, dus dat is wel zo netjes.
Wil je de voorwaarden op lopende contracten van toepassing laten zijn, dan is het iets ingewikkelder en dat is waar mijn hoofdpijn van komt. Je moet dan namelijk in de oude voorwaarden kijken hoe je de nieuwe van toepassing mag verklaren.
Heb je mazzel, dan staat erin dat de nieuwe voorwaarden enkele weken of een maand na mededeling aan de klant in werking treden. Je stuurt dan een mail naar de betreffende klanten waarin u verwijst naar het huidige contract, en mededeelt dat u krachtens artikel 23.18 van uw huidige voorwaarden per 1 juli 2018 overstapt naar de nieuwe voorwaarden zoals bijgesloten.
En nee, die klanten mogen dan niet ineens opzeggen – tenzij dat in je oude voorwaarden stond van wel natuurlijk. In zakelijke contracten is er géén wettelijk recht om op te zeggen als een contract wordt herzien.
Staat er niets, dan kun je het contract niet wijzigen. De truc is dan dat je gaat opzeggen en ze een nieuw aanbod doen dat precies hetzelfde is als het oude, alleen dan met je nieuwe voorwaarden. Dus dan moet je wachten tot de opzegtermijn van de lopende contracten. Een maand voor die termijn stuur je de klanten dan een mail waarin je de nieuwe voorwaarden meestuurt en zegt dat vanaf de verlenging deze in werking zullen treden. Je klanten hebben dan een maand om op te zeggen, want daarna eindigt de opzegtermijn.