Als hostingpartij hoopt u natuurlijk op veel klanten. Juridisch gezien is elke bestelling een nieuwe overeenkomst, ook met bestaande klanten. Om nu te voorkomen dat u elke keer weer moet onderhandelen over alle details, bijvoorbeeld betalingstermijn of levertijd, kunt u algemene voorwaarden opstellen. Deze voorwaarden kunt u dan eenvoudig elke keer opnieuw gebruiken. Het mooie is: ze gelden automatisch, ook als de wederpartij ze niet heeft gelezen. Zolang deze zich maar akkoord verklaart met de voorwaarden.
Aansprakelijkheid beperken is voor veel hosters het belangrijkste. Mocht uw klant schade lijden door uw fouten, dan kan hij daarvoor een schadeclaim indienen. Die kan erg hoog oplopen: de gemiste omzet van een grote webwinkel door enkele dagen downtime kan rustig tienduizenden euro’s zijn. Om u te beschermen tegen al te hoge claims, is het essentieel een duidelijke en waterdichte beperking van uw aansprakelijkheid in uw algemene voorwaarden te hebben.
Ook de kwaliteit van uw dienstverlening kunt u duidelijk omschrijven (en zo uzelf beschermen tegen claims bij downtime). Wat is er verder nog meer nodig in uw algemene voorwaarden?
- Offerte, aanbod en aanvaarding. Hoe weet de klant wat hij bestelt en hoe komt het contract nu eigenlijk tot stand?
- Uitvoering en kwaliteit. Wat gaat er gebeuren en op welk niveau gebeurt dit? Dit mag vrij generiek: u gaat uw best doen 100% uptime te leveren maar u kunt niet garanderen dat dit wordt gehaald. Of u zegt toe u in te spannen om de software up-to-date te houden.
- Wijziging diensten. Mag u (of de klant) tussentijds de te leveren diensten wijzigen? Als u dat doet: wanneer en hoe ver van tevoren gaat u dat aankondigen?
- Prijzen en betalingsvoorwaarden. Hoe vaak wordt gefactureerd, wat gebeurt er bij wanprestatie? Het kan goed zijn om naar een aparte prijslijst te verwijzen zodat de juridische kleine lettertjes en de prijzen niet door elkaar lopen.
- Gebruikte opslagruimte en dataverkeer. Gelden hier harde grenzen, of werkt u met ‘fair use’ en zo ja wat is dan voor u ‘fair’? Wat gebeurt er bij overschrijding? Wordt men dan afgesloten of krijgt de klant alleen een naheffing? Bied de klant in ieder geval dan inzage in het daadwerkelijk gebruik, zodat hij tijdig maatregelen kan nemen tegen overschrijding. U mag daarbij bepalen dat uw metingen leidend zijn, tenzij de klant het tegendeel kan bewijzen.
- Installatie en onderhoud van software. Levert u meer dan kale hosting, dan is het goed te bepalen hoe ver uw onderhoudsverplichtingen gaan. Houdt u het CMS van de klant up-to-date? Hoe lang mag de klant verwachten dat PHP 4 het nog doet?
- Geheimhouding. Vooral voor uw klanten van belang. Wanneer heeft u toegang tot bestanden of mails van uw klant en wat mag u er dan mee doen?
- Regels over gehoste inhoud. Wat mag de klant opslaan of verzenden? Is bijvoorbeeld adult hosting toegestaan? En hoe gaat u om met klachten van derden over gehoste inhoud (zie notice en takedown)?
- Domeinnamen en IP-adressen. Hoe werkt bij u het aanvragen van domeinnamen of IP-adressen en waar bent u voor aansprakelijk?
- Reseller activiteiten. Als de klant uw diensten mag doorverkopen (resellen) aan zijn eigen klanten, dan moet worden geregeld wat uw en zijn verantwoordelijkheden daarbij zijn (zie ook contracten). Wilt u geen reselling, verbied dit dan expliciet.
- Co-located hosting. Als de klant eigen apparatuur bij u onderbrengt, moet uw aansprakelijkheid voor schade goed geregeld zijn en moet vastliggen welke plichten u nog meer heeft ten aanzien van die hardware. Hoe zit het met verhuizing van apparatuur?
- Aansprakelijkheid. Als hoster wilt u voorkomen dat u al te grote claims krijgt voor dataverlies, downtime of andere storingen in uw dienstverlening.
- Duur en opzegging. Hoe lang loopt het contract en hoe wordt het verlengd dan wel opgezegd?
- Wijzigingen voorwaarden. Mag u de algemene voorwaarden wijzigen en zo ja hoe gaat dat? Mag de klant opzeggen of bezwaar maken? Hetzelfde geldt voor prijzen. Wanneer gaan die omhoog en is er een maximum aan de verhoging?
- Overige bepalingen. Welk recht geldt voor het contract, mag u het contract overdragen aan een ander en andere zaken die u belangrijk vindt.