Als u ICT in gaat kopen wilt u graag alles zelf in de hand houden. Door het hanteren van inkoopvoorwaarden kunt u van tevoren afspraken vastleggen. In uw voorwaarden kunt u bepalingen opnemen omtrent aansprakelijkheid, facturen en betalingen en kunt u aangeven hoe de diensten uitgevoerd moeten worden (snelheid, responstijd, verantwoordelijkheden, enzovoorts).
Als u diensten afneemt, zullen uw leveranciers standaard elk hun eigen algemene voorwaarden hanteren. Dit kan al snel onoverzichtelijk worden, omdat die voorwaarden zelden uniform zijn. Steeds meer organisaties kiezen er dan ook voor om met inkoopvoorwaarden te werken, die voor alle leveranciers dan gelijk zijn.
Het is verleidelijk om uw inkoopvoorwaarden zo op te stellen dat u in de sterkst mogelijke positie zit: u hoeft pas te betalen als u tevreden bent (met drie maanden betalingstermijn), de leverancier is overal voor aansprakelijk, alle rechten komen u toe, en ga zo maar door. Maar welke leverancier gaat daarmee akkoord?
Goede inkoopvoorwaarden zoeken een balans tussen uw belangen en die van uw leveranciers. Daarbij is het de kunst om ook met de verschillende soorten ICT-diensten rekening te houden: een webhoster heeft andere diensten en andere belangen dan een grafisch designer of een tekstschrijver.
Natuurlijk kunnen inkoopvoorwaarden alle inkoop in één keer regelen. Echter, de kans is groot dat de voorwaarden dan érg lang worden: als u zowel inkoop van bijvoorbeeld kantoormeubilair en catering wilt regelen als de ICT-dienstverlening, dan zal dat veel tekst vergen. Of clausules worden wel erg vreemd: alle producten dienen vers te zijn, dus ook de apps? Het is dus beter om ICT-inkoop apart te regelen.
Daarnaast is het altijd belangrijk om expliciet te regelen wiens voorwaarden gelden. Zowel inkoop- als verkoopvoorwaarden bevatten standaardclausules die de toepasselijkheid van voorwaarden van de wederpartij uitsluiten. Deze botsing (de battle of the forms) kan tot grote onzekerheid leiden mocht een conflict bij de rechter uitgevochten moeten worden.